Pengertian Anggaran Biaya
Proposal merupakan rencana yang ditetapkan dalam bentuk desain kerja. Sederhananya, proposal adalah bentuk mengirimkan penawaran ide atau gagasan kepada pihak-pihak tertentu untuk mendapatkan izin, bantuan pendanaan, dan sebagainya. Membuat proposal secara resmi dan struktural menggunakan bahasa baku, padat, dan bahasa yang jelas. Salah satu elemen proposal adalah anggaran biaya kegiatan.
Anggaran biaya dalam proposal biasanya dalam bentuk rancangan anggaran biaya (RAB). Anggaran biaya ini mencakup rincian kebutuhan biaya dan logistik yang dibutuhkan organisasi untuk mengadakan kegiatan. RAB harus diatur secara rinci dan benar karena ini terkait dengan dana yang akan diberikan oleh donatur sehingga kegiatan dapat dilakukan dengan benar.
Pada umumnya, anggaran biaya dalam proposal berisi perkiraan biaya, tarif, atau alokasi total dana keseluruhan yang akan digunakan organisasi. RAB juga mencakup administrasi, peralatan, perlengkapan, konsumsi, panggung dan lainnya yang melibatkan kegiatan.
Jenis Anggaran Biaya
Ada baiknya Anda mengetahui jenis-jenis anggaran biaya yang dibedakan sesuai dengan jenis kegiatannya sebelum membuat RAB. Berikut ini adalah beberapa jenis rencana anggaran biaya dalam proposal, antara lain:
1. RAB Organisasi
Sebuah organisasi pasti membutuhkan dana untuk melaksanakan visi dan misinya. Sumber pendapatan organisasi biasanya berasal dari kontribusi dan iuran anggota. Oleh sebab itu, semua biaya yang dibutuhkan organisasi harus dilaporkan kepada semua anggota.
RAB organisasi berisi biaya administrasi organisasi, biaya rapat, biaya rencana kebijakan, dan biaya lain yang terkait dengan organisasi. Membuat anggaran biaya organisasi harus spesifik dan terperinci sesuai dengan visi dan misi.
2. RAB Acara
Rencana anggaran untuk suatu acara sangat penting untuk mencegah pengeluaran yang tidak perlu dan di luar kepentingan acara. Komite akan mendapatkan pemasukan untuk acara dari sponsor dan penjualan atau bisnis yang mereka lakukan. Namun, pendapatan dalam acara ini lebih tergantung pada sponsor.
RAB dalam proposal harus terlihat menjual di mata sponsor, sehingga mereka dapat mengetahui untung/rugi yang mereka dapatkan saat berinvestasi dalam acara tersebut.
3. RAB Perusahaan
Sebuah usaha tentu membutuhkan rencana anggaran yang baik dan spesifik. Tujuan dari rencana anggaran adalah untuk menghindari pembengkakan biaya di suatu divisi. Anggaran perusahaan terdiri dari menghitung anggaran bahan baku, biaya produksi, biaya pemeliharaan, biaya operasional perusahaan, biaya upah/gaji, dan biaya marketing.
4. RAB Proyek
Mirip dengan bisnis, RAB dari suatu proyek dibuat untuk mengurangi biaya yang tidak terlalu penting. Meskipun RAB dilakukan oleh kontraktor yang yang bekerjasama, pelanggan masih harus menghitung rencana anggaran sebelum menetapkan perjanjian dengan kontraktor atau pemborong.
Anggaran Proyek mencakup biaya material, alat, dan upah, serta biaya lain yang terkait dengan implementasi pekerjaan.
Tujuan Pembuatan Anggaran Biaya
Berikut ini adalah beberapa tujuan pembuatan anggaran biaya, diantaranya:
1. Menganalisis Pengeluaran
Rencana anggaran dalam proposal sangat penting bagi proyek atau kegiatan. Dengan RAB, jumlah pengeluaran dan jumlah kebutuhan logistik untuk satu kegiatan akan dihitung dengan jelas. Rencana anggaran juga memungkinkan komite untuk menganalisis pengeluaran, sehingga masuk dan keluarnya biaya akan dipantau.
2. Mencegah Pembengkakan Biaya
Rencana anggaran yang telah dibuat sebelumnya dapat meningkatkan kepatuhan dengan rencana awal. Pembengkakan biaya untuk pengeluaran yang tidak perlu sangat mungkin terjadi jika RAB tidak dibuat. Oleh karena itu, anggaran untuk kebutuhan biaya dan logistik harus dicatat dengan jelas sesuai dengan tujuannya untuk mengendalikan pengeluaran.
Contoh Anggaran Biaya Dalam Proposal
Contoh pembuatan RAB yang dapat Anda jadikan referensi.
Cara Membuat Anggaran Biaya
Rencana anggaran dapat dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi yang menyediakan template rencana anggaran. Berikut ini adalah langkah untuk membuat rencana anggaran dalam proposal:
1. Tentukan Tujuan dan Waktu Penggunaan Anggaran
Dalam membuat RAB, Anda perlu menentukan tujuan dan waktu menggunakan anggaran. Tujuan penggunaan anggaran juga harus jelas untuk mengetahui perkiraan biaya yang dibutuhkan secara garis besar. Anda juga perlu menentukan waktu untuk menggunakan anggaran yang akan Anda gunakan. Ini penting agar penerimaan anggaran dapat tepat waktu dan sesuai dengan rencana awal.
2. Buat Daftar Kebutuhan
Selanjutnya Anda dapat membuat daftar kebutuhan untuk tujuan anggaran. Misalnya, tujuan menggunakan anggaran adalah untuk mengadakan acara kompetisi, maka daftar kebutuhan selama kompetisi harus dicatat dalam RAB. Jelaskan juga cara memenuhinya, apakah barang tersebut diperoleh dengan sewa atau pembelian.Anda juga dapat membedakan daftar kebutuhan ke dalam kategori terpisah sehingga lebih mudah untuk menghitung jumlah kebutuhan di akhir.
3. Tentukan Jumlah Kebutuhan Setiap Item
Rencana anggaran juga harus mencakup jumlah setiap item yang diperlukan untuk mencegah terjadinya kelebihan item. Anda dapat membuat estimasi material atau peralatan yang dibutuhkan. Ini untuk menghindari kerugian antara sponsor dan komite.
4. Melakukan Riset Harga Satuan dari Setiap Item
Anda juga harus membuat perkiraan biaya untuk setiap item secara akurat, agar anggaran biaya dapat sesuai dan terarah. Anda perlu melakukan penelitian tentang harga satuan dari setiap item sebelum menetapkan anggaran nominal. Penelitian ini juga berguna sehingga Anda bisa mendapatkan harga yang kompetitif dengan kualitas yang sama.
5. Rekapitulasi dan Evaluasi Anggaran
Jika daftar kebutuhan, jumlah, dan estimasi harga sepenuhnya dipenuhi, Anda dapat menghitung jumlah total biaya. Evaluasi kembali setelah mendapatkan jumlah nominal dari akhir anggaran. Selain itu, koreksi rencana anggaran yang telah Anda rancang untuk memastikan bahwa semua kebutuhan telah dicatat sesuai dengan penggunaannya. Anda masih dapat membuat revisi sampai rencana anggaran sesuai dengan tujuan di awal sebelum proposal diberikan kepada sponsor.